End-to-End-Terminplanung & Management von Liefervoraussetzungen
Kunde: Deutsches Logistikunternehmen (anonymisiert)
Branche: Internationale Logistik
Route: Deutschland → Frankreich
Erbrachte Services: Versandbenachrichtigungen, Terminplanung, Management von Liefervoraussetzungen
Internationale Logistikprozesse hängen von mehr als nur Transportkapazität ab. Der Erfolg einer Lieferung hängt häufig von präziser Koordination, strukturierter Kommunikation und klaren operativen Prozessen ab — noch bevor der Lkw überhaupt eintrifft.
Die Herausforderung
Für dieses Projekt agierte MaxBPO als operative Erweiterung der Dispositionsabteilung des Kunden und übernahm die vollständige Verantwortung für die Versandbenachrichtigung und die Terminabstimmung für Frankreich.
Der Kunde betrieb regelmäßige Transportflüsse zwischen Deutschland und Frankreich. Während die Transportprozesse bereits etabliert waren, führten die Prozesse rund um Versandbenachrichtigungen zu operativen Reibungsverlusten.
Liefertermine erforderten eine kontinuierliche Abstimmung mit Empfängern, Lagern und lokalen Ansprechpartnern, während sich operative Anforderungen häufig von Sendung zu Sendung änderten.
Der Kunde sah sich wiederkehrenden Herausforderungen gegenüber, darunter:
- Unklare Warenannahmezeiten
- Unklare Warenannahmezeiten
- Sprachbarrieren in der Kommunikation
- Unbekannte Standortbeschränkungen
- Wiederholte Nachfassaktionen durch Disponenten
- Verzögerungen durch unvollständige Lieferinformationen
Diese Probleme führten zu unnötigen Wartezeiten, erhöhtem administrativem Aufwand, geringerer Planungssicherheit und vermeidbaren operativen Kosten.
Das Ziel
Ziel war es, einen strukturierten und skalierbaren Prozess zu schaffen, der Folgendes ermöglicht:
- Proaktive Bestätigung von Terminen
- Klärung der Lieferbedingungen vor dem Versand
- Standardisierung der Kommunikationsabläufe
- Verbesserung der Lieferzuverlässigkeit
- Reduzierung des Arbeitsaufwands für Disponenten
- Erhöhung der Planungsgenauigkeit
Vor dem Eintreffen jeder Sendung wurden die operativen Anforderungen im Voraus geklärt.
Dazu gehörten:
- Überprüfung der Warenannahmezeiten
- Zufahrts- und Standortbeschränkungen
- Entladeanforderungen
- Bestätigung der Verfügbarkeit von Equipment
- Sicherheitsvorschriften
- Validierung der Kontaktperson
- Management von Eskalationskontakten
Strukturierter Informationsfluss
Alle operativen Details wurden in einem standardisierten Format dokumentiert und direkt an die Dispositionsteams übermittelt.
Dadurch wurden reduziert:
- Fehlende Informationen
- Interne Kommunikationsschleifen
- Manueller Klärungsaufwand
- Unsicherheit bei Fahrern
- Ausnahmebehandlung & Eskalationen
Unerwartete Änderungen wurden proaktiv gesteuert.
Die Unterstützung umfasste:
- Koordination von Terminverschiebungen
- Kurzfristige Lieferänderungen
- Kapazitätskonflikte
- Eskalationsmanagement
Wichtigste Resultate
MaxBPO half dem Kunden, die Lieferkoordination zu verbessern, den Arbeitsaufwand der Disponenten zu reduzieren und die Planungssicherheit zu erhöhen.
Reduzierter Koordinationsaufwand
Weniger Wartezeiten und fehlgeschlagene
Zustellversuche
Zuverlässigere Liefertermine
Klarere Kommunikation mit Empfängern
Klarere Kommunikation mit Empfängern
Schnellerer Informationsfluss
Weniger operative Störungen
Geringere Koordinationskosten
Besser planbare Transportprozesse
Mehr Kontrolle. Weniger Aufwand. Bessere Lieferleistung.